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Dirección de Tránsito de Bucaramanga - DTB
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Programa Gestión Documental


Alcance

Objetivo

Lineamientos para los Procesos de Gestión Documental

Fases de Implementación del PGD

Programas Específicos

Armonización con los Planes y Sistemas de la Entidad

Programa de Gestión Documental PGD (Ver Programa)


Considerando la importancia de los documentos que produce y recibe la Dirección de Tránsito de Bucaramanga, y con el fin de dar cumplimiento a los señalado en la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos y la expedición del Decreto reglamentario 2609 de 2012 las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental pudiendo incorporar el uso de nuevas tecnologías y soportes cuya implementación se ajuste a los procesos y principios archivísticos y las directrices del Archivo General de la Nación.
La Dirección de Tránsito de Bucaramanga se encuentra en un proceso de implementación del Proceso de Gestión Documental, a fin de que se ajuste a los principios, procesos, procedimientos archivísticos y a los demás Sistemas de Gestión durante el Ciclo Vital de los Documentos que produce y recepciona la entidad en cumplimiento de su misión, visión y objetivos establecidos.

Alcance

Inicia con el diagnóstico del estado de los archivos, incluyendo los procesos normativos de la gestión documental y termina con la información disponible para acceso y consulta en cualquier medio y soporte.
El Comité Interno de Archivo de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga promoverá su difusión e implementación y como proceso transversal de la Administración Central será auditado por la Dirección de Control Interno.

Objetivo

Manejo de Información y Administración Documental recibida y producida por la Dirección de Tránsito de Bucaramanga soportada en documentos y registros de archivo, cualquiera que sea su formato, a través de la planificación, organización, conservación y custodia del patrimonio documental para permitir el acceso y consulta de las partes interesadas a la información pública producto de la gestión de la entidad.

Lineamientos para los Procesos de Gestión Documental

El programa de Gestión documental orientará la apropiación, implementación y cumplimiento de los procesos de la gestión documental; de su control y mejoramiento continuo, apoyado en el diseño del proceso y los procedimientos resultantes de la reingeniería que se está aplicando y deberá contemplar como mínimo los siguientes:

Fases de Implementación del PGD

El programa de Gestión Documental se implementará conforme con las políticas de direccionamiento estratégico de la D.T.B. y el desarrollo de los Sistemas Integrados de Gestión y el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

Programas Específicos

En congruencia con el grado de implementación y desarrollo del Programa de Gestión Documental se han identificado los siguientes ejes específicos de aplicación:

Armonización con los Planes y Sistemas de la Entidad

Con la modernización del estado y en aplicación del decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión” el programa de Gestión Documental interactúa de manera permanente con: